Véritable parti pris stratégique en matière de communication, l’organisation d’événement est bien souvent sous-estimée en termes d’impact. Il s’agit en effet, d’un levier extrêmement efficace pour fédérer ses collaborateurs, clients ou prospects autour de sa marque et créer un engouement fort pour un nouveau produit ou service. Zoom sur la communication événementielle.

1. Qu’est-ce que la communication événementielle ?

La communication événementielle est un outil de communication hors média. Elle consiste en la création d’événements pour promouvoir un produit, lancer une marque, faire connaître une entreprise. Salons, spectacles, conférences, petit-déjeuner, journées portes ouvertes, team building, congrès… La communication événementielle peut prendre une très grande variété de formes. Sa mise en place s’articule en trois temps forts :

• En amont : conception, communication et organisation autour de l’événement
• Pendant : mise en place, gestion des publics invités et des prestataires, animation et garant du bon déroulé
• Après : analyse, suivi et partages des retombées

2. Pourquoi organiser un événement ?

Organiser un événement peut vous permettre de communiquer auprès du public ciblé d’une manière plus ludique et donc moins formelle. Vous pourrez ainsi atteindre des objectifs spécifiques, parmi lesquels :  

• Développer la notoriété d’une entreprise à différentes échelles en valorisant son image de marque ;
• Faire connaître et apprécier un produit, un service de l’entreprise ;
• Nouer le contact avec les prospects en favorisant l’échange et le dialogue ;
• Partager des valeurs et des idées ;
• Motiver et fédérer un public en développant une culture d’entreprise et un sentiment d’appartenance ;
• Se positionner face à des concurrents lors d’une incitation d’achat ou d’engagement.

Bien souvent, si l’événement est réservé à un public particulier (prospect, partenaires, collaborateurs…), ses répercussions sont plus larges car la communication événementielle aura des retombées sur l’intégralité des parties prenantes de l’entreprise. Cela permet de faire d’une pierre deux coups.

3. Les différentes typologies d’événements

En fonction du public ciblé, vous serez amené à choisir le type d’opération que vous souhaitez mettre en place.
Principalement en physique, ces dernières années, de nombreux événements se déroulent désormais à distance. Webinars, réunion zoom ou encore livestream, sont de plus en plus plébiscités.
On vous dresse le panel des principales typologies de manifestations :

Les événements d’entreprise

À destination de tous ceux qui participent, au quotidien, à la vie de l’entreprise (salariés, collaborateurs, actionnaires, dirigeants…), l’événement d’entreprise tient une place centrale en matière de communication interne. Parmi les événements les plus appréciés : 

• La journée d’étude qui va réunir l’ensemble des collaborateurs dans le but de les former, les informer, les motiver sur une thématique précise qui peut leur être utile au quotidien.
• Les conventions, congrès et conférences permettant de débattre sur un sujet particulier voire de sensibiliser.
• Les séminaires et team building qui visent à fédérer les employés entre eux et de créer un lien unique.
• L’arbre de Noël qui est une occasion rêvée pour resserrer les liens en fin d’année et créer une véritable cohésion d’équipe.
• Les assemblées générales ont lieu au moins une fois par an et réunissent associés et actionnaires pour valider l’ensemble des actions passées et futures de la société.
• …

Les événements grands publics

Vous souhaitez aller à la rencontre de vos clients ou prospects (BtoB ou BtoC), vos fournisseurs, vos mécènes et donateurs ou toute autre personne externe à votre entreprise ? Nous vous recommandons les opérations suivantes :

• Les journées portes ouvertes (JPO) ou inaugurations pour booster votre trafic sur site.
• Les expositions et salons pour promouvoir un secteur d’activité dans son ensemble.
• Les séminaires, conférences ou colloques visant à réunir une assemblée ciblée pour discuter et débattre sur des questions précises.
• Les festivals, spectacles culturels, cinéma et musicaux alliant un aspect convivial, festif et fédérateur.
• Les manifestations sportives ou populaires (matchs, tournois, brocantes, foires) à forte dimension locale essentiellement.
• Les roadshow, ou réunions itinérantes, souvent utilisés pour le lancement d’un nouveau service ou produit d’envergure importante.

Les événements presse

Également inclus dans l’escarcelle de la communication externe, au travers des relations presse (RP), nous pouvons mettre en exergue les événements presse. En effet, le public ciblé et ses objectifs sont très spécifiques : inciter les médias et les journalistes à parler de votre produit, service, marque au travers d’un article, d’un reportage dans le but d’obtenir une couverture médiatique favorable.

• Le petit-déjeuner presse
• La conférence de presse
• Le voyage presse
• …

Organiser un événement est un véritable temps fort dans votre stratégie de communication. Celui-ci doit être anticipé et coordonné pour maximiser sa réussite et la satisfaction des participants. Enfin, n’oubliez pas de communiquer sur votre opération pour capitaliser un maximum dessus. Et oui, si l’événement est un outil de communication à part entière, il bénéficie de ses propres codes de promotion.