Vous avez décidé de mettre en place une véritable stratégie de communication interne ? Félicitations ! Que vous souhaitiez motiver, informer ou même rassembler l’ensemble de vos collaborateurs, il est désormais temps pour vous de choisir les outils et médias les plus efficaces et fédérateurs. Compos’it a sélectionné pour vous, les 4 grandes catégories d’outils à mettre en place sans hésiter !

Les outils oraux

Outil de communication le plus utilisé, l’oral est également le plus efficace car il permet de créer une réelle proximité entre l’expéditeur du message et son destinateur. En effet, les réunions permettent de transmettre aisément des informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise à une ou plusieurs personnes en simultanée, féliciter les équipes ou mettre en exergue certains dysfonctionnements.

Les outils oraux connaissent d’ailleurs une véritable révolution dans leur fonctionnement et leur utilisation suite au COVID. Visioconférence et web conférence permettant de garder un contact oral et visuel tout en échangeant entre salariés sans pour autant être dans la même place.

Zoom sur la réunion

Utilisée à bon escient, la réunion est un outil de communication interne efficace et fédérateur. En effet, elle permet de rassembler les membres d’une équipe, d’un service ou de toute une entreprise pour leur transmettre de vive voix, et de façon personnalisée, des informations importantes. Le + ? Pouvoir également recueillir leur avis en direct. Ces moments d’échange privilégiés peuvent revêtir différents formats :

• Réunion d’information ou de dialogue
• Entretien individuel
• La réunion collaborative
• La réunion de service
• Le brainstorming
• La réunion commerciale
• La formation
• …

Les outils écrits et imprimés

Les outils écrits/physiques permettent quant à eux de transmettre un message de manière plus formelle. Il existe aujourd’hui une multitude d’outils écrits au service de l’entreprise répondant à des enjeux divers et mis à disposition de manières différentes pour chacun.

Ainsi, parmi les outils écrits les plus plébiscités en communication interne, on retrouve :

• Le livret d’accueil
• Le journal interne ou d’entreprise
• La boîte à idées
• L’affichage papier ou dynamique sur lieux stratégiques
• Les outils de sondage
• …

Zoom sur le livret d’accueil

Document tout simplement indispensable, c’est l’un des tous premiers supports qui sera remis à un collaborateur lors de son intégration au sein de l’entreprise. L’objectif principal du livret d’accueil est, comme son nom l’indique, de souhaiter la bienvenue au nouvel arrivant et de lui donner toutes les informations essentielles sur l’entreprise, sa vision, ses missions et ses valeurs pour qu’il puisse développer par la suite à véritable sentiment d’appartenance. En fonction de la société et de ses locaux, notamment, il est également possible d’y ajouter le plan du site, un organigramme ou encore le règlement intérieur.

Zoom sur le journal interne

Premier support écrit d’information des collaborateurs sur la vie interne à l’entreprise, le journal va transmettre une information complète et argumentée aux lecteurs de manière régulière. Souvent bimestriel, il a le principal avantage d’être durable et de créer un réel sentiment d’appartenance entre tous ceux qui le possède. Au sein de ce support, l’objectif est de rassembler et partager les informations et actualités de l’entreprise en matière de recrutement, chiffre d’affaires, stratégie ou encore sur tout ce qui est indispensable à son bon déploiement.

Ce support doit être de qualité car il reflète l’image de l’entreprise. N’oubliez jamais que vos collaborateurs sont également vos meilleurs ambassadeurs à l’externe. Pour cela, veillez à bien définir votre ligne éditoriale, à travailler votre chemin de fer pour un rubriquage efficace mais aussi à ne pas délaisser l’aspect graphique lors de la mise en page ! Faites également attention à ne pas communiquer d’informations ultra confidentielles car tout support, même interne, peut être amené à sortir de l’entreprise.

Rien de mieux que la preuve par l’exemple ! Compos’it vous présente ce qu’il faut faire au travers du magazine interne de Qérys que nous réalisons depuis de nombreuses années.

Les outils digitaux

Le digital est aujourd’hui au cœur de nos usages du quotidien. C’est donc tout naturellement qu’il a également une place de choix en communication interne. Cela n’a d’ailleurs fait que se renforcer depuis la COVID. De très nombreux outils digitaux existent mais nos experts vous ont listé les plus importants à mettre en place pour vous aider :

• Intranet d’entreprise et son application
• Réseau social d’entreprise
• Newsletter interne
• Messagerie instantanée
• Signature email uniformisée
• Un espace vidéo dédié
• …

Zoom sur l’intranet

L’intranet tient sa particularité du fait qu’il va cibler un public très spécifique à savoir l’ensemble des collaborateurs. Très proche du site vitrine, il permet d’informer le public interne sur la vie de l’entreprise mais aussi d’échanger et de travailler ensemble. En bref, il facilite la communication interne.
L’accès à ce site Internet est donc restreint, ainsi, des identifiants individuels peuvent être nécessaires pour s’y connecter et accéder à certains types d’informations.
Les principales fonctionnalités proposées sur un intranet :

• Chat interne
• Base documentaire
• Outil de gestion de projet
• Actualités et informations pratiques
• Organigramme
• Répertoire
• …

Zoom sur les réseaux sociaux d’entreprise

Complémentaire de l’intranet, le réseau social d’entreprise est l’outil collaboratif par excellence ! Il est très apprécié des équipes qui sont géographiquement dispersées et permet de communiquer de manière conviviale et moins formelle.

Le réseau social d’entreprise fonctionne de la même façon que les réseaux sociaux traditionnels (Facebook, LinkedIn ou encore Twitter) :

• Création d’un profil professionnel pour chaque salarié
• Possibilité d’envoyer des messages en privé
• Chat de discussion instantanée
• Publication de posts pour partager tout type d’informations
• Repartage de posts, likes et commentaires
• …

Il offre toutefois une fonctionnalité supplémentaire : la gestion de projet. Plutôt pratique en entreprise ! Parmi les plus connus, on peut citer : Talkspirit, Workplace by Facebook, Jamespot ou encore le célèbre Yammer.

Zoom sur la newsletter

Simple à mettre en place et peu coûteuse, la newsletter est l’outil idéal pour communiquer régulièrement auprès de vos employés. Hebdomadaire, mensuelle ou encore trimestrielle, vous pouvez transmettre l’actualité de l’entreprise directement dans la boite email professionnelle de l’ensemble de vos collaborateurs. Attention, pour ne pas se retrouver noyer au milieu des emails professionnels, veillez à choisir le bon moment pour l’envoyer, trouver un objet fort, travailler le fond aussi bien que la forme.

L’évènementiel

L’événementiel interne va jouer un rôle fondamental pour développer votre culture d’entreprise et la faire vivre au quotidien par la suite.  En effet, les événements vont permettre de créer des moments hors-cadres pour renforcer la cohésion entre tous les membres d’une équipe ou entre tous les services d’une entreprise.

Ainsi, faire participer ses collaborateurs à un même événement, leur partager un message commun vous permettra de créer une histoire commune entre eux et donc de développer un réel sentiment d’appartenance à votre entreprise. En quête d’idée pour votre événement interne ? Voici quelques-uns des formats à privilégier :

• Séminaire
• Incentive
• Formation en entreprise
• Repas de fin d’année et arbre de Noël
• Team building
• Anniversaire
• Célébration d’événement propre à son entreprise
• …

Zoom sur le team building

Le team building ou « construction d’équipe » consiste à organiser des activités sportives, ludiques ou même artistiques pour rapprocher les salariés et renforcer leurs liens.

Pour remporter l’adhésion et la participation de tous, n’oubliez pas de prendre en compte les préférences de vos collaborateurs, de prendre en compte leurs capacités physiques en alignant le tout sur vos objectifs ! Quelques idées de team building :

• Atelier cuisine
• Escape games
• Challenge sportif
• Épreuves de Koh lanta
• Jeux de piste
• Séance de dégustation
• Quizz room
• Portrait chinois
• Karaoké
• …

Pour tout savoir sur l’organisation d’événement, consultez nos articles dédiés :

• Communication événementielle : pourquoi et quel(s) événement(s) organiser ?
• Anticiper et coordonner l’organisation d’un événement
• Comment communiquer sur son événement ?
• Organiser un événement d’entreprise en période de covid : quelles mesures ?

Une entreprise dispose donc de nombreux outils de communication 360° pour mettre en place et diffuser sa communication interne. Vous aussi vous souhaitez mettre en place des actions efficaces pour informer tout en valorisant votre image de marque ? Pour vous aider à faire les bons choix, optez pour une agence de communication globale  à l’image de Compos’it qui saura avoir un regard externe et neuf.